whistleTAG - Ihre rechtssichere Whistleblower-Lösung

Individuelle Whistleblower-Lösungen sind einerseits ein wirksames Instrument zur Aufklärung von Risiken, gehen andererseits aber auch mit neuen Herausforderungen aus organisatorischer sowie technischer Sicht einher:

Zunächst müssen für die Einführung eines internen Meldesystems Verantwortlichkeiten und Meldewege festgelegt werden. Anschließend werden die passenden Whistleblowing Tools definiert und implementiert. Diese Tools unterliegen den gesetzlichen Vorschriften der EU-Whistleblower-Richtlinie, deren Einhaltung das Compliance-System Ihres Unternehmens unweigerlich komplexer als zuvor gestalten wird.

So wird beispielsweise vorgeschrieben, dass die Verarbeitung personenbezogener Daten im Einklang mit der DSGVO erfolgen soll. Sobald Inhalte von Meldungen über Drittpersonen nicht anonymisiert erfasst werden, ist der Anwendungsbereich der DSGVO eröffnet und es muss vorab eine Rechtfertigungsgrundlage für die Verarbeitung der personenbezogenen Daten geschaffen werden. Weiter müssen nach DSGVO betroffene Personen, sofern deren Daten nicht bei ihnen selbst erhoben wurden, über den Hinweisgeber dieser Daten informiert werden. Die Identität des Whistleblowers würde damit offengelegt – möglicherweise eine Entmutigung für potenzielle Hinweisgeber. Trotz dieser etwaigen Konflikte mit Datenschutzgrundsätzen soll durch effektive und einfach anwendbare Whistleblowing Tools eine interne Auflösung von Spannungsverhältnissen erzielt werden. Dadurch würde gleichzeitig verhindert, dass sich Whistleblower mit vertraulichen Informationen direkt an die Öffentlichkeit wenden und so Reputationsschäden verursachen könnten.

Die frühzeitige Planung und Einrichtung des passenden Whistleblowing Tools ist eine essenzielle und lohnende Aufgabe für geregelte und rechtssichere Abläufe in Ihrem Unternehmen. Ein rund um die Uhr betreutes, benutzerfreundliches Meldesystem gibt den Mitarbeitern die Gewissheit, dass ihre Bedenken ernst genommen und ihre Angaben sorgfältig verarbeitet werden. Dies führt zu einer höheren Bereitschaft, wichtige Hinweise auf Unstimmigkeiten zu liefern.

Davon profitieren schließlich nicht nur die Arbeitnehmer selbst, sondern auch Sie als Arbeitgeber: Rechtsverstöße werden dank Zugriff auf ein vertrauensvolles und rechtskonformes Hinweisgebersystem eher gemeldet – und somit auch schneller aufgedeckt, was einen positiven Einfluss auf das Wachstum Ihres Unternehmens hat. Durch effizientes Aufklären und Bearbeiten von Missständen kann Compliance sichergestellt und die Unternehmenskultur deutlich gestärkt werden. Zufriedenere Mitarbeiter sind motivierter und fördern ein angenehmes Arbeitsklima, das auch von außen wahrgenommen wird. Dies wiederum schafft Vertrauen gegenüber Ihren Stakeholdern.

Der Hauptmotivator für die Einführung einer Whistleblower-Lösung ist jedoch nicht selten der Schutz vor Reputationsschäden und einer Publizierung von Geschäftsgeheimnissen: Ohne Zugang zu einem bereitgestellten Whistleblowing Tool könnten Mitarbeiter und Drittpersonen auf alternative, öffentliche Kanäle ausweichen oder rechtliche Schritte einleiten. Ein Hinweisgebersystem verringert die Wahrscheinlichkeit, dass schädliche Informationen an die Öffentlichkeit gelangen. Doch welche Whistleblower-Lösung passt nun am besten zu Ihrem Unternehmen? Lassen Sie sich von unseren Spezialisten unverbindlich und kostenlos über unsere breite Produktepalette informieren und erhalten Sie ein individuell auf Ihre Bedürfnisse zugeschnittenes Angebot.

Das Geheimnis einer erfolgreichen Whistleblower-Lösung ist die Kombination aus einer intuitiven Handhabung durch den Anwender und klar strukturierten Abläufen im Hintergrund. Wichtig ist, dass das Whistleblowing Tool für jedermann einfach zugänglich und anwendbar ist, beispielsweise via Link. Durch ein benutzerfreundliches Hinweisgebersystem werden die Weichen gestellt für eine unkomplizierte Erfassung von Meldungen.

Aus Datenschutzgründen muss sichergestellt werden, dass nur autorisierte Personen auf erfasste Hinweise zugreifen und diese einsehen können.

Innerhalb von 7 Tagen nach der Meldung eines Regelverstoßes muss der Whistleblower über den Eingang seines Hinweises benachrichtigt werden, um allfällige Unsicherheiten aus der Welt zu schaffen. Im Laufe von 2 Monaten sollte der Hinweisgeber über die Maßnahmen informiert werden, die aufgrund dessen Meldung in die Wege geleitet und vollzogen werden. Im Optimalfall wird zur Bearbeitung und Benachrichtigung ein Compliance Officer im Unternehmen definiert, der sich sämtlichen Anliegen zum Thema Whistleblowing annimmt.